Ena najpomembnejših odgovornosti, ki jo ima majhno podjetje, je, da svoje zaposlene plača natančno in pravočasno.
V preteklosti je bila izvedba plač natančen postopek, ki je zahteval, da osebje HR sledi časovnim listom zaposlenih, izračuna nadurne ure ali pretvori minute v ure.
Dragoceni čas in sredstva so bili porabljeni, da se prepričajo, ali so bili upoštevani zakoni, delavci pa so pravilno plačani.
Čeprav nekateri še naprej uporabljajo tradicionalne metode za spremljanje ur in izvajanje plač, so drugi uporabili sodobnejši pristop.
Sistemi za udeležbo v času omogočajo, da delavcem vnašati in upravljajo svoje ure, pri čemer odstranijo breme delodajalca.
Z racionalizacijo procesa udeležbe so podjetja prihranila denar, povečala produktivnost in izboljšala skladnost z delovnimi zakoni.
Tukaj je vse, kar morate vedeti o urah časa zaposlenih in o tem, kako jih lahko organizacije uporabljajo v svojo korist.
Kaj je časovna ura zaposlenega?
Sistem ure zaposlenega je anapravaTo beleži začetni in končni čas za uro zaposlenih na delovnem mestu. Glede na programsko opremo za sledenje časa lahko delavci prebijejo v aplikacijo za časovno uro ali na konzoli na delovnem mestu.
Punch - v podatkih se samodejno integrira s sistemom programske opreme za plačilo, ki ga osebje HR uporablja za plačilo zaposlenih za ure. Namen programske opreme Time Clock je elektronsko sledenje in dokumentiranje udeležbe za ohranjanje natančnosti plač.
Obstaja pet različnih vrst časovnih ur, vključno z -
1. Ure za udarne kartice
Zaposleni po prihodu in zapuščanju dela vstavijo papirnato kartico v stroj. Stroj na kartici odtisne datum in čas, da označi začetek in končni čas.
Zaradi svoje preprostosti te ure najpogosteje izvajajo mala podjetja, ki ne uporabljajo oddaljenih delavcev.
2.Digitalna ura
Z digitalno časovno uro, namesto da bi vbrizgali kartico za udarce, delavci potegnejo kartico z magnetnim trakom skozi stroj. Stroj samodejno sledi udarcu - v datumu in času za kasnejšo uporabo osebja plač.
Elektronska sledilna ploščica je še ena vrsta digitalne ure, ki ne zahteva, da se zaposleni držijo na kartici. Namesto tega delavci vstavijo osebno kodo v stroj, ki v podatkih samodejno shrani udarec -.
3. Programska oprema za časovno postajo
Programska oprema Time Station omogoča delavcem, da se upirajo in odhajajo prek računalnika. Zaposleni uporabljajo en poseben računalnik za vse udarce - ins.
Ali lahko podjetja integrirajo programsko opremo z osebnim računalnikom, da zaposlenim omogočajo, da vpišejo čas na svojih posameznih delovnih postajah.
Prednost programske opreme Time Station je, da lahko časovne podatke integrirate s sistemom programske opreme za plače, kar olajša izvajanje plačilnih listov pozneje.
4. Ure prstnih odtisov
Biometrične časovne ure identificirajo človeka s posameznimi človeškimi lastnostmi, kot je prstni odtis.
Zaposleni si prst postavijo na optični bralnik, ki osebo identificira tako, da v bazo podatkov ujema s shranjeno sliko pred -. Če je natančno ujemanje, stroj za časovno uro opazi zahvalo.
Ure biometričnega časa prstnega odtisa preprečujejo prebijanje ali goljufijo prijateljev, ker je prstnih odtisov nemogoče podvajati.
Druga prednost je, da zaposlenim ni več treba skrbeti, da bi se spomnili kode ali po naključju pozabili na svojo udarno kartico doma. Težko je pozabiti del telesa!
5. Ročne udarne ure
Ura ročnega udarca je še ena oblika biometričnega sistema za preverjanje pristnosti. Namesto prstnih odtisov te vrste ur uporabljajo dlan roke za overjanje identitete delavca.
Optični bralnik se ujema z delom dlani na sliko shranjene baze podatkov pred - za preverjanje delavca. Tako kot ure prstnih odtisov so tudi te vrste naprav koristne pri preprečevanju udarcev in goljufij.
Zakaj so časovne ure pomembne?
Delavci, ki uporabljajo aNaprava za vzdrževanjeNatančno predstavitev, kdaj se njihov dan začne in konča.
Delodajalci bodo točno vedeli, kdaj bo član ekipe za kosilo ali oddih, in kdaj naj bi se vrnil. To zagotavlja, da člani ekipe ne bodo prosili, da delajo več, kot bi morali.
Učinkovit časovni programski sistem zagotavlja tudi, da vsi delajo, ko naj bi bili. Menedžerji lahko v podatkih uporabijo Punch - kot dokaz, s katerim se soočajo s tistimi, ki dosledno zamujajo ali si vzamejo pretirano dolga kosila. To bo sčasoma pomagalo povečati raven produktivnosti in učinkovitosti.
Ura - v podatkih se samodejno integrira s programskim sistemom, zaradi česar je veliko preprostejši za izvajanje plačilnih uslužbencev. Integracija plač olajša spoštovanje delovnih zakonov, ker obstajajo podatki, ki dokazujejo, da zaposleni delajo pravilno število ur in jih ustrezno plačajo.
Kako so koristne ure?
Časovne ure ponujajo več ugodnosti podjetjem, vključno z -
1. Prihrani čas in denar
Samodejno zbira podatke in izvede izračune -, ker se v podatkih samodejno zbira in izračuna Punch -, osebje HR porabi manj časa za preverjanje ur in razvrščanje skozi časovne liste.
Omogoča manj prostora za človeško napako - ročno pretvorba minut v ure in ocena nadur je natančen postopek, ki ga je enostavno napačno izračunati.
Napačni izračuni stanejo podjetja do 7% njihovih skupnih stroškov plač. To ima za posledico tudi več dela za spremembo napake pri poznejši plači.
Programska oprema Time Clock odpravlja priložnosti za človeške napake in prihrani denar z samodejnim izvajanjem vseh potrebnih izračunov.
Zmanjšuje goljufijo
Zaposleni ne morejo več prositi prijatelja, da se jim pri uporabi naprave za časovno uro. Nekaj programske opreme za vodenje se integrira s GPS, da se prepričajo, da so delavci tam, kjer morajo biti pri prehodu.
To bo prihranilo tudi z zagotavljanjem, da podjetja plačujejo točno tisto, kar dolgujejo pravilni osebi.
Olajša sledenje stroškov dela
Podjetja lahko vidijo, kateri zaposleni delajo največ ur in katera področja dela so najdražja.
Programska oprema Time Clock tudi prikazuje, kdo za dokončanje dela in kako ti stroški nabirajo in primerjajo z industrijskimi standardi.
Podjetja lahko sprejemajo bolj informirane odločitve o tem, ali bodo najela več delavcev ali se soočila z zaposlenim, ki je manj produktiven, kot bi moral biti.
2. Povečuje produktivnost in angažiranje zaposlenih
Časovne ure tudi izboljšajo raven produktivnosti in učinkovitosti, hkrati pa maksimirajo moralo zaposlenih. Obstaja več razlogov za to, na primer -
Delodajalci imajo takojšen dostop do podatkov o plačah - Naprave za vodenje podjetij omogočajo takojšen dostop do podatkov in poročil, ki kažejo na večkratno nenehnost ali pretirane odsotnosti.
Če ostanete obveščeni, je lažje obravnavati vprašanja udeležbe in povečati produktivnost.
Menedžerji lahko preprečijo odsotnost
Odsotnost povzroča stalne prekinitve v toku dneva - na - dnevne operacije. Časovne ure delodajalcem olajšajo spremljanje delavcev, ki se redno kličejo. Delodajalci lahko sodelujejo s temi posamezniki, da preprečijo in zmanjšajo prihodnje odsotnosti.
Časovne ure pomagajo izboljšati kulturo podjetja
Kadar je tok zaposlenih, ki odpovejo delo, obstaja domneva, da je vodstvo ohlapno. Osebje bo svoje delo jemalo manj resno in ne skrbi, da bi poklicali bolne.
Časovne ure olajšajo reševanje vprašanj udeležbe in zmanjšanje odsotnosti, kar pomaga izboljšati moralo. To bo zmanjšalo težave pri udeležbi in hkrati izboljšalo raven produktivnosti.
Kaj so pravila ure zaposlenih?
TheZakon o pravičnih delovnih standardih(FLSA) pooblasti niz pravil za ure zaposlenega, nadure in plačilo. Tu so pomembni predpisi in pravila, ki jih je treba upoštevati -
1. Čas sledenja
FLSA delodajalcem omogoča, da spremljajo čas na način, ki si želijo, dokler so zapisi natančni. Možnosti vključujejo -
Biometric Cloching -Vsaka metoda, ki uporablja biometrični optični bralnik za sledenje udarcu - v podatkih vsakega delavca
Uranje bližine -Sistem, ki za upravljanje časa zaposlenih uporablja različne metode, kot so udarne kartice ali značke ID
Clocting PC -Zaposleni lahko s programsko opremo zapišejo svoj čas v osebnem računalniku
SMS CLOCKING -To omogoča način, kako se spoprijeti z besedilnimi sporočili
2. Zaokroževanje
FLSA delodajalcem omogoča, da zaokrožijo število minut zaposlenih, namesto da bi zabeležili natančno število opravljenih minut.
Podjetja lahko izmerijo čas v 10 minutah korakov in nato zaokrožena navzgor ali navzdol, odvisno od tega, kako blizu je številka sledljivega prirasta.
Na primer, če bi oseba delala 7 ur in 58 minut, bi 58 zaokroglo do 60. To pomeni, da je zaposleni delal skupno 8 ur.
3. 7-minutna regulacija
Večina podjetij spremlja čas v 10 do 15-minutnih intervalih. Prirastek 15 minut je 7 minut zaokrožitev navzdol. Za 8 ali več minut bi delodajalec zaokrožil.
Na primer, če deluje 4 ure in 6 minut, lahko delodajalec zaokroži do 4 ure opravljenih ur. Če dela 4 ure in 12 minut, lahko delodajalec zaokroži do 4 ure in 15 minut.
Zakaj so pravila časovne ure zaposlenih pomembna?
Izvajanje učinkovitih pravil za vzdrževanje je bistvenega pomenaspoštovanjez državnimi in zveznimi zakoni in predpisi. Uporaba časovne ure bo zmanjšala možnost kršenja enega od teh pravil.
Non - Izvzeti zaposleni so tisti, ki delajo po urnem urniku. Podjetja morajo slediti svojim uram in odmori ter jih nadomestila za kakršne koli opravljene nadurne ure.
Ker zaposleni brez izvedb delajo različne ure, uporaba naprave za vzdrževanje pomaga natančno upravljati svoj čas.
Preverite, ali je država sprejela zakone o napovedovanju načrtovanja, ki od podjetij zahtevajo, da napredno obvestijo o kakršnih koli spremembah urnikov na ne - oproščene zaposlene.
Prav tako je nujno zagotoviti, da je v sistemu dobrega časa vzpostavljen, saj lahko spremembe urnika postanejo bolj zahtevne za ročno sledenje času.
Ura non - oproščeni zaposleni so upravičeni do plačila v določenih stanjih, če so na - klic. Če ste na - klic, pomeni, da je zaposleni na voljo za delo in čaka, da delodajalec stopi v stik z njim/njo.
V določenih stanjih so ti na - klicni delavci kompenzirani, tudi če niso poklicani v delo. Osebje HR je težko spremljati čas na - klicati zaposlene, ki dejansko niso na delovnem mestu.
Izvajanje sistema časovne ure pomaga pri izpolnjevanju kakršnih koli državnih predpisov, saj lahko na - klicni delavci preprosto upravljajo svoj čas prek mobilnega telefona ali osebnega računalnika.
Pravila FLSA narekujejo, da so neizprosni delavci upravičeni do plačila nadur, ki je enakovredna ali več kot 1 in v času običajne plače, če delajo več kot 40 ur na teden.
Podjetja so odgovorna za zagotavljanje, da se neizprosni zaposleni, da se delo nadure, plačujejo natančno. Če uporabite časovno uro za obvladovanje nadurnih ur, boste odvzeli pritisk osebja za kadre in preprečili kršitev kakršnih koli delovnih zakonov.
Kako upravljati čas in udeležbo zaposlenih
Tu so najboljše prakse za upravljanje časa in udeležbe zaposlenih na delovnem mestu -
1. Vprašanja raziskav v odsotnosti
Določite, katere težave v odsotnosti obstajajo, zakaj obstajajo, in najboljše rešitve za reševanje vseh ponovnih vprašanj.
Izvedite celostni pristop, ki preučuje zgodovinski udarec - v podatkih, posebnih problematičnih področjih in oddelkih, ki imajo najvišjo stopnjo odsotnosti.
2
Ko je temeljni vzrok odsotnosti raziskan in analiziran, uveljavite strategije za boj proti problemu. Tu so najboljše prakse -
Sprejemajte disciplinske ukrepe- Naročite kadrovski oddelek, naj spremlja odsotnost in sprejema disciplinske ukrepe, kadar je to potrebno.
Zahtevajo preverjanje bolezni- Po 2 dneh zahtevajte, da delavci pokažejo zdravnikovo opombo, da preverijo bolezen. To bo preprečilo, da bi zaposleni poklicali bolne, razen če je za to medicinsko - odobren razlog.
Izkoristite plačan časIzven bank- Plačani čas odplačila banke daje delavcem dodeljene dni za bolezen, počitnice ali druge namene. Uporaba plačljivega prostega časa banka omogoča zaposlenim, da uporabljajo svojo diskrecijsko pravico za čas - izklopljene zahteve.
Nagradi, ki so skladni zaposleni- Izvedite bolno - Pustite spodbujevalno politiko, kjer se gotovinski bonusi dodelijo tistim, ki imajo minimalno odsotnost. To bo povečalo raven produktivnosti, hkrati pa ustvarjalo kulturo podjetja, ki delavce spodbuja k upoštevanju pravil.
Vključite wellness program- Ker obstaja povezava med boleznijo in odsotnostjo, je lahko izvajanje wellness programa koristna ideja. Če je finančno mogoče, ponudite članstvo v telovadnici ali ponudite seznam virov delavcem, ki spodbujajo zdravo življenje.
Zakaj je pomemben sledilnik udeležbe
Učinkovita programska ura in programska oprema za udeležbo lahko racionalizira delo, prihrani denar in spodbuja uspeh podjetja. Tukaj sopomembni razlogiZakaj je pomemben sledilnik za udeležbo -
Dokazuje sposobnost reševanja vprašanj udeležbe
Pomembno je zagotoviti, da se kakršne koli politike, ki se nanašajo na čas odmora ali bolniških dni, ne zlorabljajo.
Učinkovit sistem za vzdrževanje bo pomagal upravljanju pri reševanju kakršnih koli vztrajnih pomislekov z ustreznimi ljudmi.
Omogoča delodajalcem, da sprejmejo oddaljene delavce
Uporaba naprave za sledenje časa zaposlenega upravlja s časom oddaljenih delavcev in uveljavlja odgovornost, ne da bi bila preveč omejujoča.
Podjetja, ki želijo prihraniti denar z zaposlovanjem oddaljenih delavcev, so lahko prepričana, da produktivnost ne bo vplivala.
Zagotavlja natančnost plač
Sistem upravljanja udeležbe je še posebej koristen za ohranjanje točnosti plač. Preprečuje, da bi slučajno preplačal ali premalo plačilo non - oproščenih urnih zaposlenih, ker so ure izračunane točno tako, kot so vnesene.
Spodbuja zbirko resničnih - podatkov o produktivnosti.
Uporaba zanesljive metode za zbiranje resničnih - Podatki o udeležbi v času kažejo, kdo je produktiven in kdo ne.
Natančen pogled na ravni produktivnosti olajša najem in načrtovanje glede na potrebe vsakega oddelka.
Sčasoma lahko to prihrani denar, ker se bodo podjetja najemala in načrtovala na podlagi zanesljivih podatkov o produktivnosti in ne samo na instinktu.
Racionalizira dolžnosti plače
Naprave za vzdrževanje časovnih ukrepov omogočajo delavcu, da sledi svojemu času, namesto da se zanaša na enega ali dva uradnika plač za upravljanje celotne naloge.
Zagotavlja dokaz v primeru tožbe
Časovne naprave zbirajo natančno uro - v podatkih, ki se izkažejo za koristne v primeru tožbe ali revizije IRS.
Te informacije se lahko uporabijo kot dokaz, če nekdanji zaposleni poskuša tožiti izgubljene plače ali če država trdi, da ni - skladnost s predpisi FLSA.
Zaključek
Tu so ključni ukrepi za zapomnitev sistemov upravljanja časa.
Izberite pravi sistem upravljanja časa- Odločite se, katera naprava je optimalna za potrebe podjetja. Možnosti vključujejo uro Punch kartice, digitalno uro, programsko opremo za časovno postajo, uro prstnih odtisov ali uro ročnega udarca.
Ne pozabite na razloge za uporabo časovnih ur- Časovne ure zagotavljajo natančno predstavitev opravljenih ur, hkrati pa natančno upravljajo podatke o plačah za osebje kadrov.
Raziščite koristi- Sistemi upravljanja s časom prihranijo čas, denar, povečajo produktivnost in povečujejo moralo na delovnem mestu.
Vedeti in upoštevati pravila FLSA- Raziščite pravila FLSA skupaj z državnimi predpisi, da se prepričate, ali bodo upoštevani vsi zakoni.
Strategirajte za preprečevanje odsotnosti- Izvajanje pravilnikov, ki spodbujajo udeležbo. Na primer, sprejemajo disciplinske ukrepe za večkratne prestopnike, vključijo wellness program ali zahtevajo preverjanje bolezni.
Vedite, zakaj je uporaba sistema za vzdrževanje pomembnih- Med drugimi prednosti sistem upravljanja časa poveča natančnost plač, izboljša produktivnost, zagotavlja nazaj - Up Clock - v podatkih in racionalizira delo HR.
